Posta certificata - FAQ

E' un sistema che consente l'invio di messaggi email conferendo valore legale al processo di consegna dei messaggi, essendo fornita al mittente la documentazione elettronica attestante l'invio e la consegna di documenti informatici.

 Ciò che rende la trasmissione PEC valida agli effetti di legge, sono le ricevute elettroniche che i Gestori PEC emettono, “certificando”:

. l’avvenuto invio di un documento informatico da parte del mittente;

. l’avvenuta ricezione dello stesso documento da parte del destinatario;

. i riferimenti temporali della trasmissione.

 

Per trasmissione PEC si intende uno scambio di messaggi email tra due indirizzi di posta elettronica che si avvalgono ENTRAMBI del servizio di certificazione fornito da un Gestore PEC.

Abbiamo provato ad utilizzarla, a configurarla, a spedire e a ricevere, ci siamo fatti domande, e soprattutto ci siamo fatti venire un sacco di dubbi....oscillando come tutti tra le differenti posizioni: serve, non serve, è il solito pastrocchio all'italiana, è comoda o è una cosa troppo complicata per esserlo, ma poi perché dovrei capirci qualcosa sto tanto bene a spedire le mie raccomandate e i miei fax....

Qui ci sono le risposte a nostri dubbi.

Pensiamo che la nostra esperienza possa essere utile ad altri, perché possano farsi delle domande PRIMA di comprare qualcosa di cui pentirsi, o doversi dire: "Ah, l'avessi saputo prima!"

Tutto qui.

1. Perché è utile e valida a livello legale

I comuni utilizzatori ritengono che sia utile per spedire documenti e messaggi utilizzando i vantaggi e le funzionalità della posta elettronica, con l'aggiunta di una certificazione di invio, quindi in termini di opponibilità in giudizio, una documentazione certa (esattamente come per una Raccomandata Postale).

2. Per risparmiare

Così dice la legge che la prevede nell'ottica della semplificazione e delle comunicaizoni relative alla Pubblica Amministrazione.

Scrivere un'email certificata invece che recarsi in un ufficio postale e spedire una raccomandata, è senz’altro un risparmio in termini di tempo e denaro.

 3. Perché è obbligatoria per alcuni soggetti

La Legge 2/09 ha reso obbligatoria per alcuni soggetti (pubblica amministrazione, imprese in forma societaria, professionisti iscritti in albi) la comunicazione del proprio indirizzo email con scadenze e modalita differenti per i diversi soggetti.

Chiunque abbia attivato presso un Gestore PEC un indirizzo email certificato può spedire messaggi email certificati.

 Perche' tali messaggi abbiano valore legale, è necessario però che sia il mittente che il destinatario siano due indirizzi di posta certificata.

Il mittente PEC scrive il suo messaggio PEC dal proprio indirizzo email PEC e lo invia al suo destinatario; attraverso la trasmissione sicura . Il messaggio viene ricevuto dal server di posta del Gestore PEC; questi ne da ricevuta certificata al mittente.

 A questo punto il Gestore PEC del mittente prende in carico il messaggio sigillandolo in una “busta elettronica” e lo spedisce al server di posta del Gestore PEC del destinatario, il quale prende in carico il messaggio e lo consegna nella casella email del destinatario, dandone ricevuta certifcata al mittente.

 I due messaggi di conferma che vengono spediti al mittente sono i due certificati di trasmissione validi a norma di legge, poiché testimoniano l'avvenuta trasmissione del messaggio e i tempi in cui essa è avenuta.

La PEC è uno strumento di comunicazione con valore legale, recando nelle sue funzionalità la certificazione relativa ai dati di trasmissione di una “busta elettronica”,  completi di data e ora di trasmissione.
Potrà essere usata in alternativa ad altre forme di comunicazione con valore legale (come le Raccomandate con ricevuta di ritorno), direttamente dal proprio computer, o via web, senza doversi recare fisicamente in un ufficio postale.
 
Può essere quindi utilizzata da chiunque abbia bisogno di uno strumento di comunicazione ufficiale e certo:
. privati, in alternativa alle raccomandate A/R postali
. aziende, nell’espletamento delle loro funzioni interne (convocazioni, trasmissione documenti, invio circolari), verso clienti (invio fatture, contratti), verso la pubblica amministrazione (tributi)
. enti pubblici nei rapporti con i propri utenti, per l'invio di materiale fiscale, comunicazioni ente/azienda, ecc.
. pubblica amministrazione nell’espletamento delle proprie funzioni, nei rapporti con cittadini e aziende.
 
Inoltre, è recentemente entrata in vigore la Legge 28 Gennaio 2009 n. 2 che rende obbligatorio, per alcuni soggetti, comunicare il proprio indirizzo email PEC alla Camera di Commercio. Vi invitiamo a verificare le scadenze obbligatorie previste dalla legge.

Server di posta
Sia un messaggio email standard sia un messaggio PEC vengono spediti attraverso dei server di posta.
La differenza sta nel fatto che i messaggi di posta PEC passano attraverso dei server di posta particolari, che utilizzano dei protocolli di trasmissione sicuri.
Nella PEC, i server di posta che intervengono nella trasmissione devono essere sottoposti ad una speciale regolamentazione e devono poter fornire ricevute di presa in carico e consegna, che certifichino a livello legale l’avvenuta trasmissione.
 
Impostazione account di posta
Dal lato dell'utente ci saranno delle impostazioni differenti nell'account di posta nel Programma Client (Outlook o simili).
Nella configurazione di una casella di posta PEC rispetto a una casella email standard, i riferimenti POP3 e SMTP dovranno essere impostati come POP3s e SMTPs (sicuri).
 
Inviare il messaggio
Nella compilazione del messaggio, gli indirizzi PEC di destinazione possono essere inseriti nel solo  campo "A..." / "To...".
Non si spedisce via PEC ai destinatari  contenuti nei campi "CopiaConoscenza" / "Cc.." o "Copia Conoscenza Nascosta" / "Ccn.." / "Bcc...".

Ciò che rende la trasmissione PEC valida agli effetti di legge, sono le ricevute elettroniche che i Gestori PEC emettono, “certificando”:
. l’avvenuto invio di un documento informatico da parte del mittente;
. l’avvenuta ricezione dello stesso documento da parte del destinatario;
. i riferimenti temporali della trasmissione

Il gestore pec, attraverso le sue conferme, certifica che è stata inviata dal mittente un messaggio, ad una certa data e ora, e che tale messaggio è stato consegnato alla casella di posta del destinatario, in una certa data e ora; ma:
 
. NON CERTIFICA il CONTENUTO della “busta elettronica” che viene trasmessa da mittente a destinatario. Lo stesso accade, peraltro, per una Raccomandata postale, poiché non certifica quale sia effettivamente il contenuto della busta spedita, che potrebbe anche contenere un foglio in bianco.
 
 
. NON CERTIFICA che il destinatario abbia effettivamente LETTO il messaggio (pur dando per scontato il mittente l'avvenuta consegna - utilizzabile in caso di contestazione).

Velocità. Al pari di una qualsiasi comunicaizone via email, la trasmissione dei messaggi PEC è pressocché immediata. Al contrario di unaraccomandata postale che ha bisgno dei suoi tempi di spedizione... (...quando non va persa in qualche magazzino delle Poste)
 
. Economicità. Si risparmiano i costi in termini di tempo e denaro di una classica raccomandata a/r effettuata tramite ufficio postale.
 
. Certificazione. Ha lo stesso grado di certificazione di una raccomandata postale, relativamente a data e ora della trasmissione.

. Valore legale. Come una raccomandata postale ha valore legale a norma di legge, opponibile a terzi in giudizio.
 
. Sicurezza.  I gestori di posta elettronica certificata trasmettono il messaggio di posta elettronica certificata dal mittente al destinatario integro in tutte le sue parti, includendolo nella busta di trasporto. I log di trasmissione, che i gestori hanno l'obbligo di mantenere per 30 mesi, sono conservate adottando soluzioni tecniche che ne garantiscano la sicurezza, l'inalterabilità nel tempo.
 
. Antivirus. In caso i gestori PEC ricevano dei messaggi contenenti virus informatici, provvederanno a bloccare l'invio dei messaggi e ad informare il mittente di tali messaggi dell'impossibilità di trasmetterli. Il gestore PEC del mittente, che riceve virus dal mittente, informerà lo stesso mittente. Il gestore pec del destinatario che eventualmente ricevesse un messaggio contenente virus dal gestore pec del mittente, informerà il gestore pec del mittente.
 
. Inalterabilità. La trasmissione avviene in presenza di protocolli di sicurezza che garantiscono che il messaggio non venga alterato durante il suo percorso da mittente a destinatario. I gestori di posta elettronica certificata trasmettono il messaggio di posta elettronica certificata dal mittente al destinatario integro in tutte le sue parti, includendolo nella busta di trasporto.

Così com'è, NO.
E' il dominio su cui si attiva l'indirizzo email che dev'essere un dominio Certificato.
Se decidete di trasformare il vostro attuale indirizzo in PEC, dovrete certificare il dominio (se possibile) e da quel momento tutti gli indirizzi su quel dominio saranno certificati.
 
Se avete già un dominio registrato potete:
.richiedere al vostro fornitore un sottodominio (es: @pec.vostronome.it) da utilizzare per le trasmissioni PEC
.registrare un dominio specifico per la PEC (@vostronomePEC.it)
 
Se state utilizzando un indirizzo email su dominio generico (es. hotmail.com, gmail.com, tin.it, alice.it, libero.it, tiscali.it, ecc.. ) potrete:
.attivare un indirizzo PEC su dominio generico
.registrare un dominio standard (es: @vostronome.it) ed utilizzare il sottodominio per la PEC (es: @pec.vostronome.it)
.registrare un dominio specifico per la PEC (@vostronomePEC.it)